RACI, avagy ki miért felelős?

responsibilityA RACI-t és barátait (RAM, ARCI, LRC) a felelősség meghatározására hozták létre, ott, ahol komplexebb feladatokat kell ellátni, amikor a projekt már a fejünkre nő, amikor már nem tudjuk, hogy kinek mi a dolga, és a felelősség már mindenkié, azaz senkié.
Ugyanúgy, ahogyan a cégekben, a civil szervezetekben is meg kell küzdenünk a munkaszervezés és menedzselés feladatával. Mivel a civil szervezetek sokszor mozgalomként, önkéntesekkel dolgoznak, vagy kezdik pályafutásukat, méginkább fontos, hogy a feladatok mellé hatásköröket is adjunk, számonkérjünk, és elosszuk a felelősséget. Amikor egy szervezet még kicsi, sokszor mindenki csinál mindent, mindenki együtt dolgozik, valaki valamit kitalál, elkészit, aztán mindenkit bevon, megkérdezi a véleményét, ezeket vagy megfogadja, vagy nem, aztán vagy megvalósitja a tervet, vagy nem.
Az organikusan szerveződő szervezetekben általában véletlenek sorozatából alakul ki a munkamegosztás és a felelősség is, ami alapján aztán a döntési hatalom rendeződik. Ezért láthatunk néha olyan meglepő működést, mikor az irodavezetőnek van a legnagyobb döntési jogköre, csak mert ő van a szervezetnél legrégebb óta, vagy mert ő a leghatározottabb.  Esetleg egy külső cég diktálja a szerződés feltételeit csak mert házon belül nincs senki, aki úgy gondolná, hogy az ő felelőssége tárgyalni. Vagy bizonyos feladatokat soha senki nem végez el, csak mert nincs kedve hozzá  – és mert nincsen megtervezve a munkaelosztás és a felelősség. Ismerős?

keep-calm-and-love-responsibilityKülönösen fontos a pontos hatáskörök, feladatok és felelősségi körök meghatározása ha nem hagyományos, hierarchikus rendszerben dolgozunk, hanem integrált projektekben, amelyekben szakértők dolgoznak együtt különböző területekről. Ilyen integrált projektszervezési munkamódszerre sokszor látunk példát a civileknél, hiszen egy-egy projektbe, kampányba ugyanúgy be kell vonni a kampányost, a médiást, az online kommunikációval foglalkozó munkatársat, az adományszervezőt és még ki tudja kit?

De mi is a RACI mátrix és miben tud nekünk segiteni?
A projektben különböző feladatokban különböző szerepünk lehet, ezeket segit tisztázni.
Egyik változata a RACI-nak:

„R” – mint „responsible”, vagyis felelős: aki az adott feladatot elvégzi, a „csináló”. Vagy az, aki megcsináltatja a munkákeep-calm-and-take-responsibility-13t, vagy meghozatja a döntést… Proaktív és aktív szerep.

„A” – mint „accountable”, vagyis az elszámoltatható: aki felelős azért, hogy a munka el legyen végezve. Neki számol be a „csináló”, ő hagyja jóvá, amit az csinál. Egy feladatnál csak EGY elszámoltatható lehet! (Mi, magyarul, sokszor őt hívjuk inkább felelősnek.)

„C” – mint „consulted”, vagyis a konzultáló: őt be kell vonni, egyeztetni kell vele kétirányú kommunikációban. A tőle kapott információt, véleményt figyelembe kell venni, de nem dönt.

„I” – mint „informed”, vagyis informálandó: a feladat elvégzése után egyirányú kommunikációval tudatni kell vele, ami történik, mert pl. érinti a feladat kimenetele.

Ez a modell kiegészülhet még két fontos felelősséggel:

„S” – mint „support”: a támogató, aki hozzájárul a felelős munkájához, részt vesz benne, bizonyos feladatokat a felelős neki delegál.

„O” – mint „out of the loop” vagy „omitted”: a kihagyandó, aki NINCS benne a munkában, nem kell bevonni, nem kell vele egyeztetni és nem kell informálni. Néha nagyon hasznos lehet ezt is fixálni.

A mátrixot természetesen érdemes a saját igényeink alapján változtatni. Ezek alapján a Greenpeace Délkelet Ázsiánál, ahol dolgozom mi az alábbit használjuk:

R – mint responsible, azaz felelős

A – mint approval, azaz akinek az elfogadására szükség van ahhoz, hogy a projekt megvalósuljon

C – consultant, azaz konzultáció

I – informálandó személy.

Nézzünk egy példát.

Feladat Rod, Igazgató Johanna, Ig. Helyettes Ola, Koordinátor Liza, másik Ig. Helyettes
Online stratégiai tervezés A-Approval R – responsible C – consultant I – informed
Online folyamattervezés I – informed A-Approval A-Approval I – informed
Folyamatintegrálás A-Approval R – responsible I – informed C – consultant

Igy például az online stratégia megtervezését Johanna látja el, mig az online koordinátorral, Olával konzultál róla, engem csak informál, de a végső, elkészült anyagot Rod fogadja el.

Nemrég kezdtük el bevezetni nálunk a RACI-t, amivel a projektekben való együttdolgozást valóban nagyban megkönnyitette. Igy nyugodt szivvel ajánlom mindenkinek.

Baranyai Liza

Reklámok

Vélemény, hozzászólás?

Adatok megadása vagy bejelentkezés valamelyik ikonnal:

WordPress.com Logo

Hozzászólhat a WordPress.com felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Twitter kép

Hozzászólhat a Twitter felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Facebook kép

Hozzászólhat a Facebook felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Google+ kép

Hozzászólhat a Google+ felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Kapcsolódás: %s