Új év, új adatbázis – Jótanácsok adatbázist cserélőknek, vásárlóknak

strategy_buildKezdődjön az év egy nagyon szakmai és általában igen elhanyagolt témával, az adatbázissal.
Direkt nem irom azt, hogy a támogatói adatbázissal, merthogy ma már olyan CRM-eket ajánlatos használni, amelyekben nem csak a támogatóink, de szimpatizánsaink, követőink, peticióink aláirói, munkatársaink, önkénteseink, munkakapcsolataink és potenciális támogatóink adatait is tárolni tudjuk. Mithogy tárolni?! Kezelni, nyomonkövetni, kapcsolatot ápolni, fejleszteni, adományokat beszedni stb és stb.
Arról ugye nem kell senkit meggyőznöm, hogy mennyire fontos egy jó adatbázis? Hogy támogatók százait tudjuk megtartani már csak azzal, ha nyomon tudjuk követni, hogy mit irtunk nekik legutóbb, vagy hogy mit válaszoltak? Adományok millióit tudjuk nyerni azzal, ha egy adatbázis képes csak például arra az egyetlen kis apróságra, hogy kiszűri, kik nem adományoztak az adott hónapban és automatikus megkeresi őket megint? Ezek csak apró példák, de aki adományokkal, adminisztrációval, adatok tárolásával és kezelésével foglalkozik, az tudja, hogy mekkora különbség excel táblázatba gépelgetni naponta személyes és pénzügyi adatok ezreit vagy automatizált folyamatokra bizni a szervezet kritikus adatait.

De miről ismeretes egy jó adatbázis?

  1. Neked való
    Sok donor szoftvert lehet találni a nemzetközi piacon, de a legfontosabb, hogy megfeleljen az igényeidnek. Ezért az egyik legfőbb teendő a kiválasztás előtt, hogy végiggondold, mire van szükséged. Ez nem is annyira egyszerű kérdés, mint amilyennek tűnik. Merthogy egy adatbázist nem egy évre veszünk, hanem lehetőség szerint legalább egy évtizedre! De ki tudja mi lesz a fókuszban tiz év múlva?! No, de ne is menjünk ilyen messzire. Nézzük meg inkább a szervezet 3 vagy 5 éves tervét. Mit szeretnénk, milyen folyamatokat, mekkora adatot fogunk kezelni, mit tudjon az adatbázis?
    Ezen a téren merjünk nagyot álmodni, merthát a technika irtó gyorsan fejlődik és az IT-sok is szuper okosak. 🙂 Irjuk össze az összes igényünket, álmunkat és aztán veselkedjünk neki a keresésnek.
  2. Megéri az árát
    Sok CRM van különböző árakon. Érdesem megnézni a neten, melyik mit tud és mekkora szervezetnek ajánlják. Merthogy lehet, hogy a Salesforce jó az Amnesty-nek vagy a Greenpeace-nek, de valószinűleg egy kis szervezet még az első konzultációkat sem tudja kifizetni.photo1150
    Nézzünk néhány összegzőt a lehetőségekről:Nonprofithub
    Idealware
    Softwareadvice

A beruházás előtt érdemes alaposan megismerkednünk a lehetőségekkel és azzal, mit is tartalmaznak az árak. A szoftver fejlesztését, igényeinkre formálását, a meglévő adatbázunk adatainak átköltöztetését, a későbbi hibák kijavitását, a jövőbeli fejlesztéseket, képzést a használóknak, segélyvonalat amikor pánikba esünk?

Mindezek tudatában az első lépés, hogy pontosan ismerjük az igényeinket, majd egy alapos kutatás során térképezzük fel a kinálatot. Azt is javaslom, hogy más civilekkel együtt vegyünk vagy fejlesszünk saját programot, főleg, mert Magyarországon még mindig nagyon olcsó egy szoftverfejlesztés, és ha sajátunk van, akkor biztosan a saját igényeinkre formálható.

Azon is érdemes elgondolkodni, hogy szabadszoftverbe, azaz nyilt forráskódúba fektessünk-e – azaz ott inkább a fejlesztőbe, – vagy egy cég kész CRM-jét vegyük meg egyszeri és/vagy aztán fix havi dijakkal.
Én mindenképpen a szabadszofvert támogatom márcsak azért is, mert nem szeretem a cégeket és rajongok a közösségi munkákért! No meg a világnak is sokkal jobb, ha az efféle mozgalmakat támogatjuk. 🙂

  1.  Multifunkciós
    Érdemes végiggondolni, hogy milyen területekről érkeznek az adatbázisunkba az adatok és milyen folyamatokon mennek keresztül. Az adatbázis akkor a legjobb, ha rengeteg különböző személy adatait tudja kezelni úgy, hogy ezeket mégis bármilyen szempontok szerint csoportositva le tudd kérni, kimutatást, riportot késziteni vele. A folyamatok kezelését is érdemes rábizni, mert ha az adatbázisunk össze van kötve egy e-mailező programmal, vagy a pénzügyi rendszerrel, a számláinkat kezelő szoftverrel, a honlapunkkal, a honlapunkon lévő önkéntes jelentkezési űrlappal, az online adományozási felülettel és annak pénzügyi lebonyolitójával, máris rengeteg adományszervezési folyamatot tud! Ezek után milyen könnyű lenne arra a kérdésre válaszolnia a programnak, hogy mennyi az adott hónapban az aktiv támogatónk? Vagy hogy mennyit költünk egy támogató megtartására? Mennyit egy új online támogatóra? Mennyi az átlagadományunk az elmúlt évek decembereiben a nők körében? És tényleg, egy jó adatbázis bármit meg tud mondani, még azt is, hogy kik lehetnek a potenciális támogatóink!
    graph-crm
  2. És az idő!
    Sose becsüljük le az időt! A legtöbb adatbázis nem készül el időben, a fejlesztés, tesztelés, képzés sokkal több időbe kerül, mint terveztük és a jövőben is folyton javitani kell. Ne úgy gondoljuk rá, mint egy megvásárolandó termékre, egy lámpára, amit aztán otthon bekapcsolunk és onnantól kezdve működik. Az adatbázis mindig legyen egy projekt, amire szánunk elegendő időt a folyamatok megtervezésétől a tesztelésig. Mert a folyamatokat nekünk kell kitalálunk és nem az IT-soknak és nekünk kell végiggondolnunk a stratégiánkat is.

Lássunk még néhány jótanácsot a végére: http://www.idealware.org/articles/ten_common_mistakes_in_selecting_donor_databases.php A cikkben vicces részek is vannak, pl ne azért vegyünk meg egy CRM-et, mert beleszerettünk az eladójába 😀

 

Liza

Reklámok

Vélemény, hozzászólás?

Adatok megadása vagy bejelentkezés valamelyik ikonnal:

WordPress.com Logo

Hozzászólhat a WordPress.com felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Twitter kép

Hozzászólhat a Twitter felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Facebook kép

Hozzászólhat a Facebook felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Google+ kép

Hozzászólhat a Google+ felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Kapcsolódás: %s