Időmenedzsment

tumblr_mc3sryxTt61rjpd82o1_500Néha egész napod elmegy az e-mailekre való válaszolgatással? Máris délután van és te még bele sem kezdtél a napi teendőkbe? Egész nap megbeszéléseid vannak és már emlékezni sem tudsz, hogy milyen témával kezdted a reggelt?

Néhány tippel szeretnénk segíteni, hogy hatékonyabban folytasd a munkád és menedzseld az idődet.

 

  1. Az e-mailek

Az emberek az e-mailjeik olvasásával töltik a munkaidejük nagy részét. Jó pár éve hallottam egy előadást egy remek munkatársamtól, amelyben azt javasolta, hogy az e-mail postafiókunkra gondoljuk úgy, mint az igazi postaládánkra. Ki az, aki ötpercenként kimegy a postaládájához megnézni, hogy nem kapott-e levelet? Nos, az e-mailjeinkkel azért töltünk el sok időt, mert folyamatosan oda-vissza ugrálunk más teendők és az e-mailek ellenőrzése között. Ezzel nem segítjük elő sem azt, hogy megkapjuk azt a bizonyos e-mailt, amire várunk – ha valamire egyáltalán várunk – sem azt, hogy a többi munkánk haladjon.
Ezért javasoljuk az alábbiakat:

  1. Nézd meg reggel az e-mailjeidet, prioritizáld őket az alábbiak szerint:
    – Azonnal megválaszolandó (mert sürgős, vagy mert egy pillanat alatt elintézhető)
    – Még aznap meg kell válaszolni, de némi utánanézést igényel (ezeket lehet például becsillagozni)
    – Nem sürgős, elég csak a héten válaszolni
  2. Ezután ZÁRD be az e-mailjeidet és ne is nyisd ki ebéd utánig, amikor remélhetőleg már elvégezted mindazokat a feladatokat, amiket a délelőttre terveztél. Vigyázz, a mailboxod csábítani fog, de te akkor is maradj erős és koncentrálj a délelőtti feladatlistádra!
  3. Délután – vagy mikor végeztél a tervezett teendőkkel – nyisd ki megint a postafiókod és nézd meg a második hullámot, majd ugyanúgy járj el, mint az elsővel.
  4. Másnap tedd ugyanezt, de közben nézd át, amit a hétre hagytál, azaz az olyan e-maileket, amelyeket még a héten kell megválaszolnod.

2. Megbeszélések

Bővebben…

Vészhelyzeti forgatókönyv

Face-Rapid-Response-Research-500x327Az alábbi cikk kifejezetten a gyors reagálású, watchdog szervezetek számára lesz hasznos, olyan szervezeteknek, amelyek a – többnyire előre nem látható -környezeti, társadalmi vészhelyzetek azonnali megoldására koncentrálnak. Ilyen vészhelyzetek Magyarországon sem ismeretlenek legyen szó akár a vörösiszap katasztrófáról vagy egy, a demokratikus működést aláásó törvénytervezetről stb. Ilyen esetekben hatalmas nyomás nehezedik a szervezetre és munkatársaira, hogy hatékony, gyors, és szakmailag megalapozott választ adjanak a kihívásra.

Az alábbiakban pontokba szedem azokat a feladatokat, amelyek segítik egy ilyen, struktúrált reakció létrehozását a szervezet részéről.

A helyzet kezdeti értékelése & Az első aktivítások 72 órán belül

Ideális esetben az első 72 órán belül megtörténik a döntés az ügy felkarolásáról, illetve az első akció is. Ekkor a szervezet még az elsők között tud reagálni az adott helyzetre és képes meglovagolni azt a társadalmi közbeszédet, amely általában jellemzi ezeket a témákat. Tehát Bővebben…

Adományszervezési költségvetésről röviden

Back view image of young businessman standing against business sketch

Általában az év végén, november-decemberben készítjük el a következő évi költségvetésünket, attól függően, hogy mekkora tervezést igényel, akár több hónapig is húzódhat. A kis szervezeteknek is fontos pont az életükben, mikor az első költségvetésük elkészül. Kevés költség, kiadás és bevétel esetén is lényeges, hogy legyen egy tervünk, amihez tartjuk magukat. Ha a szervezet gördülékenyen működik, még az év végén megkaphatjuk az elnökségünktől, kuratóriumunktól a jóváhagyást a a büdzsénkre. Év elején pedig kezdhetjük a megvalósítást.

Mik a legfontosabbak egy költségvetésnél?

  • Reálisan tervezzünk. Csak olyan kerüljön a költségvetésbe, amiben biztosak vagyunk, hogy képesek leszünk megvalósítani.
  • Ha a biztosra akarunk menni, akkor a kiadásokat kicsit nagyobbra, a bevételeket kicsit kisebbre tervezzük, mint ahogyan reálisnak gondolnánk.
  • Adományszervezési költségvetésnél fontos, hogy előre lássuk a fenntarthatóságát egy-egy programunknak, ezért célszerű rögtön az első három évre kiszámolni a bevételeket és kiadásokat.

Bővebben…

2015 legjobb videói

Még mindig 2015-re emlékezve, inspiráció gyanánt bemutatunk nonprofit videókat, amiket a The Guardian a tavalyi év legjobbjai közé választott. Végignézve őket talán láttunk már kreatívabbakat is, ennek ellenére az alábbiak kitűnnek azzal, hogy nem kifejezetten adomány vagy aláírásgyűjtésre koncentrálnak, sokkal inkább valamilyen tudást akarnak átadni néhány percben. Az elsőre már mi is felfigyeltünk és írtunk róla korábban, ez pedig a

Duty of Care:

A népszerű Call of Duty stílusában készülő videójáték civil szervezetek és játéktervezők összefogásán alapul. Lényegében egy háborús övezet traumáit átélő Nima nevű lányt alakítanak a résztvevők, akivel menekülünk, látjuk szüleink halálát és más traumák elé nézünk. A program érzékenyítésre szolgál, arra, hogy a fiatalok, akik között népszerűek a videójátékok, de többnyire kevéssé ismerik ezt a témát, többet tudjanak meg a problémáról. A videót már 500.000 ember tekintette meg. Bővebben…

2015 legfontosabbjai

Happy-New-Year-Images-2016-advanceKöszönjük, hogy idén is olyan sokszor tértetek vissza a blogunkra és olvastátok cikkeinket! Most megtudhatjátok mit olvastatok legtöbben és mi mikkel foglalkoztunk idén.

Ami a legjobban tetszett nektek idén:
1. RACI, avagy ki miért felelős?
cikkünk, ahol bemutatunk egy menedzsment módszert a feladatok és felelősségi körök pontos tisztázására.
2. A világ jótékonysági trendjei 2015
Ahol a 2015-ös évről emlékeztünk. Ajánljuk figyelmetekbe a 2016-os előrejelzéseinket is! 
3. Milyen típusú világjobbító vagy? 
cikkünkben az aktivizmus formáival ismerkedhettek meg.
4. Hogyan írjunk adományszervezési stratégiát?
cikkünkben végigvesszük a stratégiatervezés legfontosabb elemeit.  Bővebben…

Boldog Karácsonyt!

Christmas-World-DownloadMinden kedves Olvasónknak és Követőnknek, Barátunknak és Ismeretleneknek is boldog karácsonyt és világmegváltásban gazdag új évet kívánunk!
Aztán ne felejtsetek szólni, ha szükség van segítségre, hogy a világot együtt toljuk, vonjuk, taszigáljuk egy boldogabb, igazságosabb, egészségesebb, zöldebb és fenntartható jövő felé.
Liza és Gergő

 

Év végi teendők és újévi fogadalmak

100Most, hogy az év vége felé közelítünk, itt az idő, hogy számotvessünk idei évi eredményeinkkel, sikereinkkel és szembenézzünk a jövő év kihívásaival. Az év végi elszámolásra, értékelésre sokszor nem marad időnk, rohanunk a Karácsony miatt és az év végi feladatok felsűrűsödnek, és bár a legtöbbször év közben is rohanunk és sokszor még így is kifutunk a határidőkből, a december végképp elúszik.
De mi az, amit semmiképp ne feledjünk, amire mindenképpen szakítsunk időt év végén?

Karácsony előtt ne feledjük:
Megköszönni a támogatóinknak, közösségi média követőinknek, petíció aláíróknak, önkénteseinknek, hogy velünk voltak, hogy együtt sokmindent elértünk.
A köszönet-kommunikációban javasoljuk, hogy ne építs gátat a támogatók és köztetetek, azaz az üzenet központjában a donor (a címzett) álljon, az üzenetben arra törekedjün, éreztessük hogy az eredmények közös eredmények, hogy milyen sok sikerben volt része a támogatónak.
Célszerű viccesen kommunikálni, kilépni a szokásos jókívánságok közül és valami viccessel, egyénivel nyitni, valami igazán személyreszabottat, vagy szervezethez illőt kívánni a jövő évre.

Két ünnep között:
Ha dolgozol, ideális az iroda csendje az elmélyedésre, arra, hogy visszatekints az eredményekre szervezetileg és személyesen.
Minden év végén érdemes egy összegzőt készíteni az adott évről. Legnagyobb kihívások az évben, megoldások, problémák,

Bővebben…